Trong quá trình triển khai BIM, hai tiêu chuẩn ISO 22274:2013 và ISO 21511:2015 là nền tảng quan trọng hỗ trợ phân loại dữ liệu trong ngành AEC. Các tiêu chuẩn này giúp định hướng và tổ chức thông tin công trình, tạo điều kiện cho việc quản lý dữ liệu hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.

Tiêu chuẩn ISO 22274:2013

Tiêu chuẩn ISO 22274:2013

Tiêu chuẩn ISO 22274:2013

Yêu cầu chung cho hệ thống phân loại theo tiêu chuẩn ISO 22274:2013

  • Tính nhất quán (Consistency)

Hệ thống phân loại phải rõ ràng, các lớp không được trùng lặp hoặc mâu thuẫn. Định nghĩa các lớp cần cụ thể, sử dụng thuật ngữ nhất quán để đảm bảo giao tiếp rõ ràng giữa người dùng và ứng dụng phần mềm, tránh sự mơ hồ.

Ví dụ: Trong một thư viện, sách được phân loại theo thể loại (văn học, khoa học, lịch sử). Mỗi thể loại có định nghĩa rõ ràng, không chồng lấn (ví dụ: sách văn học không được xếp lẫn vào khoa học), đảm bảo người dùng hoặc hệ thống máy tính dễ dàng tìm kiếm mà không nhầm lẫn.

  • Tính dễ hiểu (Comprehensibility)

Quy tắc tạo lớp và định nghĩa phải được ghi chép rõ ràng, dễ tiếp cận. Các khái niệm và cấp độ phân loại cần được định nghĩa minh bạch, kèm theo tiêu chí để tạo cấp độ hoặc lớp mới, giúp hệ thống dễ hiểu và giảm thiểu nhầm lẫn.

Ví dụ: Trong quản lý dự án, các giai đoạn (khởi tạo, thực hiện, kết thúc) được định nghĩa rõ trong một tài liệu hướng dẫn, kèm tiêu chí để tạo giai đoạn phụ, giúp đội ngũ hiểu rõ cách phân loại công việc.

  • Tính mở rộng (Extensibility)

Hệ thống cần có khả năng thêm các lớp mới vào đúng vị trí trong cấu trúc, phản ánh mối quan hệ với các lớp hiện có, đồng thời đáp ứng các yêu cầu hoặc quan điểm mới trong phạm vi áp dụng.

Ví dụ: Trong quá trình thực hiện dự án, có yêu cầu bổ sung một hạng mục theo yêu cầu của thị trường, thì hệ thống tổ chức các hạng mục có thể bổ sung mà không phá vỡ hệ thống đang có.

Nguyên lý để cấu trúc theo tiêu chuẩn ISO 22274:2013

Hệ thống phân loại thường sử dụng một hoặc kết hợp các nguyên tắc cấu trúc chính:

  • Liệt kê (Enumerative): Liệt kê tất cả các lớp cố định trong một hệ thống phân cấp.
    • Ví dụ: Trong thư viện, sách được phân loại theo danh mục cố định như “Văn học > Tiểu thuyết > Lãng mạn”, với các lớp được xác định sẵn.
  • Phân diện (Faceted): Phân loại dựa trên các đặc điểm hoặc thuộc tính riêng biệt, linh hoạt hơn.
    • Ví dụ: Trên trang thương mại điện tử, sản phẩm được phân loại theo nhiều thuộc tính như “màu sắc: đỏ, kích thước: lớn, thương hiệu: X”, cho phép tìm kiếm linh hoạt.
  • Kết hợp liệt kê và phân diện: Kết hợp cả hai, thường bắt đầu với một lớp đầu vào (entry class).
    • Ví dụ: Một hệ thống quản lý tài liệu bắt đầu với lớp chính “Dự án” (liệt kê), nhưng mỗi dự án được phân loại thêm theo thuộc tính như “trạng thái: đang thực hiện, hoàn thành” (phân diện).

Tiêu chuẩn ISO 21511:2015

Mục đích

Hướng dẫn để cụ thể hóa ISO 22274:2013 về cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) cho những người làm việc trong quản lý chương trình và dự án

Nguyên lý để cấu trúc theo ISO 21511:2015

1. Mục đích của nguyên lý

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là hỗ trợ quản lý dự án/chương trình thông qua:

  • Lập kế hoạch dự án/chương trình.
  • Phân chia phạm vi công việc thành các phần nhỏ hơn để quản lý và kiểm soát phạm vi, nguồn lực, thời gian.
  • Cải thiện giao tiếp bằng cách cung cấp khung chung cho các bên liên quan để mô tả và phân tích phạm vi, hiệu suất.
  • Truyền đạt lợi ích của các yếu tố dự án/chương trình.
  • Tổng hợp dữ liệu hiệu suất dự án để báo cáo cấp chiến lược.
  • Phân tích hiệu suất giữa các dự án/chương trình dựa trên các yếu tố WBS có đặc điểm chung (như mã code) để xác định vấn đề và cơ hội cải thiện.
  • Liên kết nhiệm vụ và hoạt động của lịch trình với các yếu tố WBS.

2. Phân cấp công việc (Hierarchical Decomposition)

Phân cấp công việc còn được gọi phân rã phả hệ

  • Cấu trúc phân chia công việc (WBS) cần phân chia công việc theo thứ tự phân cấp đến mức cần thiết để lập kế hoạch và quản lý, đảm bảo đạt mục tiêu dự án/chương trình.
  • WBS phải bao gồm 100% công việc trong phạm vi dự án/chương trình.
  • Mỗi phần tử mẹ (parent element) được chia thành các phần tử con (child elements), tổng hợp công việc của các phần tử con phải đại diện cho 100% công việc của phần tử mẹ.
  • Trong chương trình, các dự án, chương trình khác và công việc liên quan cũng được phân chia tương tự, với chương trình là cấp cao nhất. Với dự án không có phạm vi cố định (sử dụng phương pháp thích hợp hoặc lập kế hoạch), WBS chỉ bao gồm 100% phạm vi đã biết tại thời điểm xây dựng và được cập nhật khi phạm vi thay đổi, vẫn giữ logic phân cấp và quan hệ mẹ-con.

3. Quan hệ mẹ-con (Parent-Child Relationships)

Có nhiều cách xây dựng quan hệ mẹ-con, bao gồm:

  • Phần tử con thuộc phần tử mẹ: Phản ánh sản phẩm/đầu ra cuối cùng của dự án (vật lý hoặc khái niệm).
  • Phần tử con thuộc danh mục do mẹ định nghĩa: Danh mục dựa trên thời gian, giai đoạn, vị trí, ưu tiên, hoặc lĩnh vực.
  • Phần tử con thuộc trạng thái của mẹ: Trạng thái như bản nháp, nguyên mẫu, hoặc phiên bản cuối.
  • Phần tử con là sản phẩm/dịch vụ cần để hoàn thành mẹ: Bao gồm công cụ, hợp đồng, kỹ thuật, hoặc quản lý dự án.
  • Phần tử con là mục tiêu cần để hoàn thành mẹ: Liên quan đến mục tiêu dự án, thay đổi hành vi, hoặc tác động tổ chức.
  • Các quan hệ này có thể kết hợp để phân chia toàn diện phạm vi công việc trong WBS.

4. Tiến trình chi tiết hóa (Progressive Elaboration)

Tiến trình chi tiết hóa được sử dụng khi phạm vi công việc chưa rõ, chưa xác định hoặc có thể thay đổi.

Việc bổ sung chi tiết dần dần vào cấu trúc phân chia công việc (WBS) giúp tạo ra WBS chính xác hơn, hỗ trợ quản lý chương trình/ dự án ngày càng hiệu quả hơn. Chi tiết hóa có thể diễn ra đồng thời hoặc liên tiếp. Lập kế hoạch sóng lặp (rolling wave planning) là một dạng chi tiết hóa dựa trên thời
gian.

5. Ứng dụng với ngành AEC

Dù không/chưa áp dụng BIM thì hai ISO trên vẫn nên được áp dụng để đạt được các lợi ích trong quản lý các chương trình/dự án

  • Tính nhất quán (Consistency)

Một dự án yêu cầu công việc giữa các giai đoạn (thiết kế, thi công, vận hành). WBS đảm bảo các lớp công việc (như thiết kế kết cấu, thi công, nghiệm thu) được định nghĩa rõ ràng, không trùng lặp, hỗ trợ công việc trong quá trình thực hiện dự án. Đó là lý do của một trong những bài tập đã thực hiện được từ các chương trước.

  • Tính dễ hiểu (Comprehensibility)

WBS cung cấp cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu, giúp các bên liên quan (kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thầu) hiểu phạm vi công việc.

  • Tính mở rộng (Extensibility)

Công việc của một dự án thường xuyên được phát triển (theo kế hoạch hoặc đột xuất). Vì vậy, WBS cho phép thêm các lớp công việc mới vào cấu trúc, hỗ trợ trong việc đan xen các thay đổi mà vẫn giữ logic phân cấp.

  • Phân cấp công việc (Hierarchical Decomposition)

WBS phân chia công việc thành các cấp (100% phạm vi công việc), tương tự cách BIM phân chia mô hình thành các thành phần (kiến trúc, kết cấu, MEP). Điều này giúp đồng bộ hóa WBS với các giai đoạn: từ thiết kế đến thi công và vận hành

  • Quan hệ mẹ-con (Parent-Child Relationships)

Quan hệ mẹ-con trong WBS hỗ trợ tổ chức các thành phần theo danh mục (giai đoạn, sản phẩm, trạng thái), như ví dụ ngay phía trên.

Việc áp dụng bộ đôi tiêu chuẩn ISO 22274:2013 và ISO 21511:2015 không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là chiến lược cốt lõi để doanh nghiệp AEC làm chủ dữ liệu. Khi dữ liệu được tổ chức theo các tiêu chuẩn này, việc chia sẻ thông tin giữa các bên tham gia dự án sẽ trở nên thuận lợi hơn, đồng thời giảm thiểu sai lệch và rủi ro trong quá trình quản lý dự án.