Process Definition trong EIR BIM không chỉ là định nghĩa quy trình, mà còn là khung xương cho sự hợp tác kỹ thuật số. Hiểu rõ sự khác biệt và mối liên hệ giữa Process Map, Interaction Map và Transaction Map giúp nhà thầu và chủ đầu tư kiểm soát chặt chẽ vòng đời thông tin dự án. Tìm hiểu ngay các tiêu chuẩn và phương pháp thiết lập bản đồ quy trình tối ưu nhất trong bài viết dưới đây.

Procees Definition – Xác lập quy trình

  • WHY: biến Use Case thành một quy trình thực tế, xác định cách thức (how) và thời điểm (when) thông tin được chuyển giao để chuẩn hóa và làm rõ cách thông tin được xử lý và trao đổi, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả giữa các bên.
  • HOW: xác định các bước cụ thể trong một quy trình và tại mỗi bước ai (who) là người giao và nhận thông tin cũng như thời đểm cụ thể nào (when)
  • WHAT: Các bản đồ này minh họa như sơ đồ luồng (flowcharts) hoặc biểu đồ BPMN (Business Process Model and Notation).

Xác lập quy trình (WHEN) được thực hiện thông qua ít nhất một trong các hình thức sau:

  • Process map
  • Interaction map
  • Transaction map

Các minh họa dưới đây giúp hiểu được nội dung của các loại map.

Process map – When

Biểu đồ dưới đây sẽ minh họa cho Process Map theo phương cách sử dụng BPMN

Minh họa một Process Map - Nguồn: TC 442 WI 00442023:2019

Minh họa một Process Map – Nguồn: TC 442 WI 00442023:2019

  • Mục tiêu: Process Map là giúp làm rõ luồng công việc, xác định các điểm giao hòa thông tin, và phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn (như chậm trễ hoặc sai sót) trong toàn bộ quy trình.
  • Ý nghĩa tổng quát:
    • Cấu trúc cơ bản: Sơ đồ này thường được vẽ dưới dạng flowchart (sơ đồ luồng), với các hộp đại diện cho hoạt động, mũi tên chỉ hướng di chuyển thông tin, và các điểm quyết định (decision points) để xử lý vòng lặp hoặc điều chỉnh.
    • Lợi ích: Nó không chỉ mô tả “ai làm gì” mà còn nhấn mạnh cách thông tin được trao đổi (ví dụ: từ khách hàng đến đội ngũ thiết kế, rồi quay ngược lại). Điều này giúp các bên (chủ đầu tư, kỹ sư, nhà thiết kế) phối hợp hiệu quả hơn, giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo dự án tiến triển mượt mà từ giai đoạn thiết kế đến vận hành.
    • Liên hệ với BIM: Trong bối cảnh số hóa, Process Map thường tích hợp với BIM để theo dõi dữ liệu thời gian thực, như mô hình 3D hoặc thông số chi phí, giúp chuyển đổi dự án thành “tài sản số” bền vững.

Ví dụ từ minh họa

1. Khởi đầu từ yêu cầu của khách hàng:

  • Chủ đầu tư (thành viên của Bên Khai Thác) giao nhiệm vụ cho Ban QTTT: “Quản lý thông tin theo ISO 19650” để có kết quả nhận được là MIDP
  • Ban QTTT giao cho các trưởng Nhóm Chuyển Giao: trong quá trình tạo lập thông tin phải tuân tuân thủ quản lý thông tin theo MIDP để có kết quả nhận được là TIDP

2. Phát triển thiết kế ban đầu:

  • Các kỹ sư của các bộ môn kỹ thuật cung cấp yêu cầu cho bộ môn kiến trúc để hoàn thành các phương án cấu trúc không gian (Space Plan) của dự án
  • Bộ môn kiến trúc cung cấp cho cho kỹ sư xây dựng (cost engineer) để tính toán chi phí (calculate costs).
  • Luồng thông tin: Đây là giai đoạn trao đổi dữ liệu cốt lõi, nơi thông tin từ thông số kỹ thuật chảy vào mô hình và chi phí.

3. Kiểm tra và điều chỉnh nội bộ:

Ban QTTT kiểm tra xem thiết kế từ Nhóm Chuyển Giao có đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của Chủ Đầu Tư không?

  • Nếu KHÔNG: Ban QTTT yêu cầu chỉnh sửa
  • Nếu CÓ: Thiết kế được gửi đến khách hàng để đánh giá.

4. Đánh giá và phê duyệt từ khách hàng:

Khách hàng xem xét thiết kế.

  • Nếu PHÊ DUYỆT: Quy trình kết thúc giai đoạn thiết kế, chuyển sang bước tiếp theo (ví dụ: thi công).
  • Nếu KHÔNG: Khách hàng yêu cầu điều chỉnh → Trở về bước 2, lặp lại toàn bộ quy trình thiết kế.

Qua ví dụ này, Process Map nhấn mạnh tính lặp lại và tương tác trong quy trình thiết kế: Không phải là một đường thẳng đơn giản, mà là một vòng lặp linh hoạt để đảm bảo chất lượng.

Trong thực tế, việc sử dụng Process Map giúp chủ đầu tư quản lý rủi ro (như sai sót thiết kế hoặc vượt ngân sách) bằng cách xác định rõ các điểm trao đổi thông tin. Nếu áp dụng trong BIM, sơ đồ này có thể được số hóa để theo dõi tự động, giúp dự án “sống” lâu dài trong thời đại số – đúng như các kỳ vọng xã hội về bền vững và hiệu quả.

Interaction map – Who

  • Mục tiêu: Giúp các bên liên quan hiểu rõ “ai làm gì với ai”, từ đó tối ưu hóa sự phối hợp, giảm thiểu xung đột trách nhiệm và đảm bảo luồng thông tin mượt mà.
  • Ý Nghĩa Tổng Quát:
    • Cấu trúc cơ bản: Thường được vẽ dưới dạng sơ đồ mạng lưới (network diagram) hoặc ma trận (matrix), với các nút đại diện cho các actor (như khách hàng, chủ nhiệm dự án, chủ trì bộ môn, …), và các đường nối (edges) chỉ các tương tác hai chiều (ví dụ: trao đổi yêu cầu, phản hồi, dữ liệu). Nó nhấn mạnh trách nhiệm (responsibilities) và quyền hạn (roles), giúp xác định các điểm giao thoa tiềm ẩn rủi ro, như chậm trễ do thiếu phối hợp.
    • Lợi ích: Không chỉ liệt kê vai trò mà còn minh họa động thái tương tác, giúp dự án trở nên “linh hoạt” hơn trong thời đại số. Ví dụ, trong BIM, Interaction Map hỗ trợ tích hợp dữ liệu giữa các bên, đảm bảo tài sản số (digital asset) được xây dựng và duy trì theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 19650.
    • Liên hệ với các công cụ khác: Nội dung đề cập rằng Interaction Map có thể được mở rộng bằng Transaction Map (Bản đồ Giao Dịch) để chi tiết hóa hơn, tập trung vào các giao dịch cụ thể (như trao đổi file BIM, phê duyệt hợp đồng), giúp phân tích sâu hơn về dòng chảy tài chính hoặc dữ liệu.
Ví dụ minh họa cho một Interaction Map - Nguồn: TC 442 WI 00442023:2019

Ví dụ minh họa cho một Interaction Map – Nguồn: TC 442 WI 00442023:2019

  • Ví dụ từ minh họa

1.Khởi đầu tương tác từ khách hàng:

  • Khách hàng (chủ đầu tư hoặc khách hàng) khởi xướng bằng cách tương tác với Ban QTTT để giao nhiệm vụ: Kế hoạch thực hiện dự án
  • Vai trò của Ban QTTT: Là một/nhiều người chịu trách nhiệm phối hợp toàn bộ hoạt động thiết kế của Đội
  • Tạo Lập (design team), đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.

2. Tương tác nội bộ trong đội ngũ thiết kế:

  • Ban QTTT phân công và tương tác với các chuyên gia:
    • System engineer: chịu trách nhiệm phát triển system specifications (đặc tả hệ thống) của ngành AEC
    • Các Ban QTTT của các ngành khác với ngành AEC
  • Ban QTTT của ngành AEC dẫn dắt đội ngũ bằng cách tương tác liên tục với từng chuyên gia, thu thập đầu vào và kiểm tra thiết kế cuối cùng để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng

3. Tương tác ngược lại với khách hàng

  • Khi thiết kế hoàn tất, Ban QTTT tương tác trở lại với khách hàng bằng cách gửi suggested design (thiết kế đề xuất) để đánh giá và phê duyệt.
  • Nếu cần chỉnh sửa (tương tự Process Map), các tương tác sẽ lặp lại, nhưng Interaction Map nhấn mạnh trách nhiệm của Ban QTTT trong việc làm trung gian.

Qua ví dụ trên Interaction Map nổi bật tính tương tác và phân tầng trong quy trình: Không chỉ là ai làm gì, mà còn ai giao tiếp với ai để đạt được mục tiêu chung.

Trong thực tế, công cụ này giúp chủ đầu tư (khách hàng) quản lý rủi ro bằng cách làm rõ trách nhiệm, tránh tình trạng “trốn tránh” hoặc chồng chéo vai trò – đặc biệt quan trọng trong các dự án lớn sử dụng BIM, nơi dữ liệu phải được trao đổi chính xác để tài sản số “sống” và phát triển bền vững. Kết hợp với Transaction Map, nó có thể được sử dụng để mô phỏng các kịch bản phức tạp hơn, như tích hợp AI để dự đoán xung đột tương tác.

Transaction map – What

  • Mục tiêu

Transaction Map (Bản đồ Giao Dịch) – một công cụ phân tích chuyên sâu trong quản lý dự án, đặc biệt trong lĩnh vực BIM (Building Information Modeling) hoặc các quy trình số hóa xây dựng. Đây là phần mở rộng tự nhiên từ Interaction Map (đã được đề cập trong phần trên), tập trung vào các giao dịch cụ thể (transactions) và kết quả liên quan của chúng (như tài liệu, thỏa thuận).

Transaction Map hoạt động như một bản đồ giao tiếp (communication map), theo dõi toàn bộ các trao đổi thông tin – bao gồm thỏa thuận (agreements), thay đổi (changes), cập nhật (updates) – diễn ra dọc theo quy trình. Quan trọng nhất, nó không thể tồn tại độc lập mà phải dựa trên Interaction Map để có ngữ cảnh về vai trò và tương tác giữa các bên (actors).

  • Ý nghĩa tổng quát:
    • Cấu trúc cơ bản: Thường được minh họa dưới dạng sơ đồ luồng giao dịch (transaction flowchart) hoặc ma trận giao tiếp, với các nút đại diện cho giao dịch (ví dụ: yêu cầu, gửi tài liệu, phê duyệt), mũi tên chỉ hướng di chuyển và kết quả (documents, reports), và các vòng lặp để xử lý điều chỉnh. Nó nhấn mạnh không chỉ “ai giao tiếp với ai” (từ Interaction Map) mà còn “giao dịch gì được trao đổi và kết quả ra sao”.
    • Lợi ích: Giúp phát hiện các điểm nghẽn giao tiếp, như chậm trễ trong phê duyệt tài liệu hoặc xung đột dữ liệu, từ đó giảm thiểu rủi ro trong việc chuyển đổi dự án thành tài sản số. Trong BIM, Transaction Map hỗ trợ theo dõi dữ liệu thời gian thực (như file 3D models hoặc certifications), đảm bảo tính toàn vẹn thông tin theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 19650.
    • Liên hệ với các công cụ khác: Là “lớp chi tiết” của Interaction Map, nó bổ sung chiều sâu cho Process Map bằng cách tập trung vào yếu tố giao tiếp, giúp toàn bộ hệ thống quy trình trở nên toàn diện hơn.

Ví dụ từ minh họa:

1. Giao dịch khởi đầu từ khách hàng:

  • Khách hàng bổ nhiệm Ban QTTT để phát triển thiết kế.
  • Transaction: Yêu cầu chuyển giao thiết kế (request for delivery of design), kèm theo tài liệu hỗ trợ (transmission of documents) như bản vẽ hiện có (existing drawings), mô hình 3D (3D models), báo cáo (reports), chứng nhận (certifications), và giấy phép (authorisations). Những tài liệu này là “kết quả” giúp đội ngũ thiết kế bắt đầu công việc.

2. Giao dịch nội bộ và hoàn tất thiết kế:

  • Đội ngũ thiết kế (design team) hoàn thành nhiệm vụ dựa trên tài liệu nhận được.
  • Transaction từ Ban QTTT đến khách hàng: Gửi thiết kế đề xuất (proposed design) – đây là giao dịch chính, đại diện cho kết quả cuối cùng của giai đoạn thiết kế.
  • Phản hồi và quyết định từ khách hàng:
  • Khách hàng đánh giá thiết kế đề xuất.
    • Nếu PHÊ DUYỆT: Giao dịch kết thúc, chuyển sang giai đoạn tiếp theo (ví dụ: thi công).
    • Nếu YÊU CẦU ĐIỀU CHỈNH: Transaction mới – khách hàng gửi yêu cầu chỉnh sửa, dẫn đến lặp lại quy trình thiết kế (new design process reiteration), với các giao dịch tương tự (gửi tài liệu cập nhật, thiết kế mới).
    • Nếu TỪ CHỐI: Transaction từ chối, kèm yêu cầu đội ngũ thiết kế mới (new design team), có thể khởi động toàn bộ chuỗi giao dịch từ đầu.

Để dễ nhớ 3 loại Map trên trong thực tế sử dụng, căn cứ vào bản chất của từng loại, tài liệu này đề nghị sử dụng cách gọi như sau:

Process map → When Map

Interaction map → Who Map

Transaction map → What Map

Process Definition là bước quan trọng giúp hiện thực hóa EIR BIM từ lý thuyết sang thực tế. Việc kết hợp Process Map, Interaction Map và Transaction Map sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý thông tin rõ ràng, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả triển khai BIM theo ISO 19650. Theo dõi BIM Center để cập nhật các thông in về quy trình BIM hữu ích!