Việc xác định đúng IR trong BIM theo tiêu chuẩn ISO 19650 là yếu tố then chốt giúp dự án quản lý thông tin hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng IR từ OIR, AIR đến EIR một cách rõ ràng, dễ áp dụng trong thực tế.
Nguyên tắc xác lập yêu cầu thông tin theo ISO 19650
Trách nhiệm của Bên Khai Thác
- Cần hiểu rõ thông tin nào yêu cầu liên quan đến tài sản hoặc dự án để hỗ trợ mục tiêu tổ chức hoặc dự án.
- Các yêu cầu này có thể xuất phát từ tổ chức của họ hoặc từ các bên ngoài quan tâm.
- Phải có khả năng diễn đạt rõ ràng các yêu cầu này cho các tổ chức và cá nhân khác, để họ biết và sử dụng để chỉ định hoặc hướng dẫn công việc.
Áp dụng nguyên tắc:
- Áp dụng cho tài sản và dự án ở mọi quy mô, nhưng cần thực hiện tỷ lệ thuận (proportionately).
- Các Bên Khai Thác ít kinh nghiệm có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia để thực hiện các nhiệm vụ này.
Vai trò của Ban QTTT và Đội Tạo Lập
- Có thể bổ sung thêm thông tin cần thiết của riêng mình vào các yêu cầu nhận được.
- Một số yêu cầu có thể được truyền cho các Đội Tạo Lập của họ, đặc biệt khi cần trao đổi thông tin trong Nhóm Chuyển Giao (delivery team), và thông tin này không cần trao đổi với Bên Khai Thác.
Mục đích thông tin cần thiết:
- Bên Khai Thác nên nêu rõ mục đích của việc yêu cầu các sản phẩm thông tin (information deliverables), bao gồm các khía cạnh của tài sản dự định quản lý.
- Chi tiết các mục đích này được trình bày chi tiết trong tập tin …..xlsx (sheet tên Prerequisites, từ dòng “Purpose for requiring information deliverables (5.1)“
Các thông tin yêu cầu trong BIM
Mối liên quan phả hệ của thông tin yêu cầu – Nguồn: ISO 19650
OIR
OIR giải thích (nên sử dụng ngôn từ phi kỹ thuật để mọi người đều dễ hiểu) thông tin cần dùng để đáp ứng hoặc thông báo các mục tiêu chiến lược cấp cao của bên khai thác. Những yêu cầu này có thể phát sinh vì nhiều nhằm quản lý các rủi ro (reason) khác nhau, bao gồm:
- Hoạt động kinh doanh chiến lược: Để quản lý các rủi ro do về tài chính và thương mại
- Quản lý tài sản chiến lược: Để quản lý các rủi ro tài sản
- Thiết lập quy hoạch danh mục đầu tư: Để quản lý các rủi ro rủi vận hành – quản trị thông tin
- Trách nhiệm pháp lý: Để quản lý các rủi ro vì không tuân thủ tuân thủ các thông tin chỉ định về pháp lý
- Hoạch định chính sách: Để quản lý các rủi ro tài chính – thương mại – quản lý thông tin
AIR
AIR là các thông tin mà tài sản cần phải có để đáp ứng các yêu cầu công việc trong thời đoạn vận hành. Thông tin này thường được thiết lập bởi Ban QTTT để thỏa mãn các OIR đã được xác định bởi Bên Khai Thác. Dựa vào mục đích sử dụng, những thông tin sẽ là các dữ liệu được khai thác trong suốt vòng đời của công trình và thường được phân loại thành 5 nhóm như dưới đây:
- Quản lý
- Kỹ thuật
- Pháp lý
- Thương mại
- Tài chính
EIR
Từ nội dung của AIR, Ban QTTT sẽ xác định các thông tin gì cần phải trao đổi với các đối tác của dự án cách làm để có được các AIR. Các EIR này cũng sẽ được phân loại như AIR. Mỗi dự án phải thiết lập các EIR của dự án. Các EIR này sẽ là những thành phần quan trọng của dự án và khi được bàn giao cho chủ đầu tư thì phải là thông tin chỉ định
Tùy thuộc vào PIR bên dưới mới xác định được EIR cho từng giai đoạn thiết kế sơ bộ, thiết kế cơ sở, … Các EIR của giai đọan đang thực hiện phải tuân thủ các thông tin của giai đoạn trước như là thông tin chỉ định
PIR
Tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trình tự tiến hành một dự án có thể khác nhau, thường được thể hiện qua các giai đoạn. Tùy vào mục đích của từng giai đoạn mà xác lập các EIR cho
từng giai đoạn để cuối thời đoạn chuyển giao đáp ứng được EIR của dự án.
Mô hình thông tin trong quá trình triển khai IR
AIM
Mô hình chứa thông tin tài sản. Với dự án càng lớn – càng phức tạp thì ngành xây dựng càng khó hoàn thành mô hình này. Mô hình này thường được hình thành từ các nguồn, gồm:
- Từ kết quả của ngành xây dựng
- Từ sự hỗ trợ của ngành xây dựng
- Từ các ngành khác
PIM
Mô hình chứa AIR theo từng giai đoạn trong suốt thời đoạn thực hiện dự án. Vì vậy, số lượng thông tin của mỗi PIM tùy thuộc vào nhiều yếu tố mà quan trọng hơn cả là nội dung của AIR
- Có những AIR chỉ cần giải quyết trong một giai đoạn của thời đoạn chuyển giao
- Có những AIR phải cần giải quyết trong nhiều giai đoạn của thời đoạn chuyển giao
- Thiết lập PIM là trách nhiệm chính của ngành xây dựng. Tuy nhiên, do đặc thù nghề nghiệp,các trách nhiệm này được phân thành hai loại:
- Chính: Phải trực tiếp giải quyết trọn vẹn
- Hỗ trợ: ạo điều kiện các ngành khác tham gia dự án hoàn thành được AIM
Nguyên tắc về chu kỳ chuyển giao thông tin
Việc xác định và cung cấp thông tin dự án và tài sản trong vòng đời của tài sản phải tuân theo bốn nguyên tắc bao quát sau:
1. Thông tin cần thiết cho việc ra quyết định trong suốt vòng đời tài sản
Thông tin là yếu tố quan trọng để hỗ trợ ra quyết định ở mọi giai đoạn của vòng đời tài sản, bao gồm:
- Khi có ý định phát triển một tài sản mới.
- Khi sửa đổi hoặc nâng cấp một tài sản hiện có.
- Khi tháo dỡ hoặc ngừng sử dụng một tài sản.
- Tất cả những hoạt động này đều nằm trong hệ thống quản lý tài sản tổng thể.
2. Thông tin được xác định và cung cấp theo từng giai đoạn
Thông tin được xác định dần dần thỏa mãn từng tập hợp EIR do Bên Khai Thác (appointing party) đặt ra và Ban QTTT triển khai chi tiết.
Các Nhóm Chuyển Giao (delivery teams) lập kế hoạch và cung cấp thông tin để chuyển hóa: từ thông tin mô tả thành thông tin quy định.
Ngoài ra, Bên Khai Thác cũng có thể cung cấp một số thông tin tham chiếu (reference information) cho một hoặc nhiều Đội Tạo Lập (appointed parties).
3. Phân bổ thông tin cần thiết trong nhóm thực hiện
Khi một Nhóm Chuyển Giao bao gồm nhiều bên, các thông tin cần thiết cần được chuyển đến bên phù hợp nhất hoặc đến điểm mà thông tin có thể được cung cấp dễ dàng nhất.
4. Trao đổi thông tin thông qua Môi trường dữ liệu nguồn(CDE)
Việc trao đổi thông tin được thực hiện thông qua việc chia sẻ và phối hợp thông tin trong một Môi trường dữ liệu nguồn(CDE), sử dụng các tiêu chuẩn mở (open standards) bất cứ khi nào có thể, cùng với các quy trình vận hành được xác định rõ ràng để đảm bảo cách tiếp cận nhất quán giữa tất cả các tổ chức tham gia. Các nguyên tắc được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng dự án hoặc tình huống quản lý tài sản
Nhóm Chuyển giao cung cấp thông tin cho chủ sở hữu/người vận hành tài sản hoặc quyết định của khách hàng
Mục đích
- Xác định thông tin từ Bên Khai Thác được sử dụng để hỗ trợ các quyết định then chốt trong suốt vòng đời công trình.
- Làm rõ vai trò cầu nối của Ban QTTT trong việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, phù hợp với các yêu cầu từ Bên Khai Thác.
- Các Đội Tạo Lập thực hiện các EIR để chuyển giao cho Ban QTTT để hiệp thương trước khi Ban QTTT chuyển đến cho Bên Khai Thác.
Một lần nữa cần chú ý:
Trong thực tế không bao giờ có khái niệm vòng đời dự án mà chỉ có vòng đời công trình
- Vòng đời công trình gồm có hai thời đoạn:
- Chuyển giao tài sản – Delivery Phase
- Vận hành tài sản – Operation Phase
Mối quan hệ giữa quyết định quan trọng và thông tin từ Ban QQTT- Nguồn ISO 19650
Giải thích:
1. Các điểm ra quyết định then chốt (Key Decision Points):
- Đây là các thời điểm trong vòng đời tài sản (asset life cycle) hoặc dự án nơi các quyết định quan trọng về định hướng hoặc tính khả thi của tài sản/dự án được đưa ra.
- Trong giai đoạn thực hiện dự án (delivery phase), các điểm này thường gắn với các giai đoạn dự án (project stages), ví dụ: kết thúc các giai đoạn thiết kế, bắt đầu xây dựng, hoặc nghiệm thu.
- Trong giai đoạn vận hành (operational phase), các điểm này có thể liên quan đến các sự kiện kích hoạt (trigger events) như bảo trì, sửa chữa, hoặc thay đổi nhà cung cấp quản lý tài sản.
2. Thông tin từ Ban QTTT:
- Ban QTTT (lead appointed party) chịu trách nhiệm cung cấp sản phẩm thông tin (information deliverables) để đáp ứng các thông tin cần thiết (information requirements) từ Bên Khai Thác (appointing party).
- Thông tin này được tạo ra bởi Nhóm Chuyển Giao (delivery team) và có thể bao gồm các mô hình thông tin (như PIM trong các giai đoạn thực hiện dự án hoặc AIM trong thời đoạn vận hành), tài liệu, hoặc dữ liệu khác được lưu trữ trong Môi trường dữ liệu nguồn(CDE).
- Thông tin được cung cấp phải phù hợp với các thời điểm ra quyết định, đảm bảo hỗ trợ việc đánh giá, phê duyệt, hoặc định hướng tiếp theo của dự án/tài sản.
3. Mối quan hệ giữa quyết định và thông tin:
- Hình trên thể hiện luồng thông tin giữa Bên Khai Thác và Ban QTTT, liên kết với các điểm ra quyết định.
- Các mũi tên hoặc luồng có thể chỉ ra:
- Thông tin cần thiết từ Bên Khai Thác đến Ban QTTT, xác định thông tin cần thiết để ra quyết định.
- Sản phẩm thông tin được cung cấp từ Ban QTTT để đáp ứng yêu cầu, hỗ trợ các quyết định then chốt. Quá trình kiểm tra/xác minh: Thông tin được kiểm tra so với yêu cầu để đảm bảo chất lượng và tính đầy đủ trước khi ra quyết định.
Thông tin được cung cấp từ toàn bộ các Nhóm Chuyển Giao
Ví dụ về thông tin được cung cấp bởi toàn bộ Nhóm Chuyển Giao- Nguồn: ISO 19650
Giải thích:
1. Hình trên thể hiện cách thông tin được tổng hợp từ các Nhóm Chuyển Giao mở rộng (extended delivery teams) trong hai giai đoạn chính:
-
- Bên trái: Nhóm Chuyển Giao công tác thiết kế (design work).
- Bên phải: Nhóm Chuyển Giao công tác xây dựng (construction work).
- Các đường chấm ngang trong hình biểu thị các cấp độ giao nhiệm vụ (levels of appointment) trong một hình thức đấu thầu cụ thể (procurement form).
- Mỗi Ban QTTT (lead appointed party) có thể:
- Phân bổ toàn bộ hoặc một phần thông tin cần thiết nhận được từ Bên
- Khai Thác (appointing party) cho các thành viên trong Nhóm Chuyển Giao của họ.
- Thêm các thông tin cần thiết riêng của mình để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
2. Vai trò của Ban QTTT:
- Vai trò của mỗi Ban QTTT trong việc đáp ứng thông tin cần thiết tài sản (AIR) hoặc thông tin cần thiết trao đổi (EIR) cần được xác định rõ ràng trong kế hoạch thực hiện (delivery plans).
- Thông tin được tổng hợp từ Nhóm Chuyển Giao của Ban QTTT và sau đó chuyển giao cho Bên Khai Thác.
- Quá trình này bao gồm kiểm tra và có thể cần nộp lại (re-submission) nếu thông tin không đáp ứng yêu cầu.
3. Cập nhật kế hoạch thực hiện khi có bên mới tham gia:
- Nếu có bên mới tham gia vào Nhóm Chuyển Giao, kế hoạch thực hiện cần được cập nhật để:
- Bao gồm và xác nhận thông tin mà các bên mới sẽ đóng góp vào các lần trao đổi thông tin trong tương lai.
- Đảm bảo rằng mọi thành viên trong Nhóm Chuyển Giao đều được tích hợp vào quy trình cung cấp thông tin.
Kết luận về IR từ ISO 19650
Để xác định thông tin cần thiết cho một dự án trong thời đại số, cần chú ý:
- Hiểu rõ mục tiêu tổ chức và dự án để xác định OIR, PIR, AIR, và EIR.
- Diễn đạt yêu cầu theo mục đích của các thời điểm quyết định trong từng thời đoạn của dự án và thời đoạn vận hành.
- Phân bổ yêu cầu đến các bên phù hợp trong Đội Tạo Lập
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm trong kế hoạch thực hiện.
- Sử dụng CDE để khai thác thông tin.
- Đảm bảo thông tin kịp thời và đúng chất lượng.
- Tương xứng với quy mô và độ phức tạp của dự án.
- Thiết lập quy trình kiểm tra và chỉnh sửa thông tin.
Các điểm này đảm bảo rằng thông tin được xác định và cung cấp một cách hiệu quả, hỗ trợ ra quyết định và phù hợp với mục tiêu dự án, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả quản lý thông tin để thông tin khi trở thành dữ liệu sẽ đảm bảo ĐÚNG – ĐỦ – SẠCH – SỐNG.
